Qu’est-ce qu’un audit de flotte de véhicules et à quoi ça sert ?
Comme évoqué plus haut, un audit de flotte de véhicules a pour but d’optimiser la gestion de votre flotte de véhicules (fleet management) afin qu’elle coûte le moins cher possible et qu’elle soit le plus efficace possible.
L’audit consiste à collecter des informations sur la flotte de véhicules, à mesurer la conformité des opérations de flottes par rapport aux processus, procédures et politiques de votre entreprise. De façon à ce que toutes les règles soient respectées, un audit va aussi étudier les besoins de votre entreprise et fera en sorte de faire gagner en efficience votre flotte de véhicules.
Tout audit de flotte évaluera:
- Si l’entreprise stocke correctement les informations de flotte.
- Si l’entreprise respecte ses processus, procédures et politiques d’exploitation de sa flotte.
Cet état des lieux intervient généralement lorsque l’entreprise ou la collectivité veut diminuer les coûts opérationnels de sa flotte.
Dans le cas d’un audit de voitures électriques, en plus des points habituels, il faudra aussi chiffrer l’autonomie du véhicule, mais aussi sa recharge et les points de recharge.
Car en effet, le nombre de voitures électriques présentes dans votre flotte va croître de plus en plus. Depuis quelques années, on remarque une vraie volonté de la part du gouvernement de baisser l’empreinte carbone des entreprises afin de préserver l’environnement. Cette volonté se traduit par plusieurs réglementations qui prendront effet dans les prochaines années.
Par exemple, à partir de 2022, il sera obligatoire d’inclure 10% de véhicules propres dans tous les renouvellements de flottes de véhicules qui comportent plus de 100 véhicules. Il faut donc penser dès maintenant à choisir des partenaires qui sont experts en véhicules électriques, afin de faciliter cette transition.
Pour en savoir plus : tout savoir sur la flotte de véhicules.
Pourquoi réaliser un audit de flotte automobile ?
Un audit de votre flotte de véhicules peut être réalisé pour plusieurs raisons, il peut être indispensable en cas de restructuration pour faire des économies ou dans le cas d’un changement du nombre de véhicules dans votre flotte.
Une vision claire de sa flotte de véhicules
Faire un audit de votre flotte de véhicules vous permettra d’avoir une vision globale de votre flotte de véhicule et des leviers d’optimisation possibles. Il s’agit de comprendre la manière dont la flotte fonctionne à l’instant t et combien elle coûte à l’entreprise. Un audit de flotte revient à faire une analyse de votre flotte et de comparer votre flotte aux bonnes pratiques.
Un nouvel objectif financier ou de structuration
Un audit de votre flotte de véhicules peut aussi intervenir dans le cadre d’une augmentation de vos coûts liés à vos véhicules, que vous ne comprenez pas. Le but est alors de faire un audit de flotte de véhicules pour réduire les coûts. Dans un premier temps, on veillera à optimiser la fluidité et l’opérationnalité des véhicules, afin de baisser les coûts dans un second temps.
L’autre raison d’un audit peut être due à un grand nombre de véhicules acquis récemment, une évolution de la flotte ou le changement des besoins de l’entreprise, l’audit s’inscrit alors dans un plan de structuration. C’est par exemple nécessaire lorsque l’entreprise augmente rapidement son nombre de véhicules.
Agir pour l’environnement
Les motivations de l’audit peuvent aussi être différentes, par exemple suite à l’entrée en vigueur du WLTP ou de la Loi d’orientation des mobilités (LOM).
De plus, à cause du nombre croissant de réglementations concernant les véhicules propres, les entreprises souhaitent savoir comment rendre leur flotte plus propre ou réduire leur nombre de véhicules. Ou simplement, conformément à leur RSE, certaines entreprises souhaitent réduire leur empreinte carbone, en faisant la transition écologique de leur entreprise.
Dans ce cas, il est nécessaire de calculer son bilan carbone avant de commencer à mettre en pratique les solutions à envisager.
Comment faire un audit de flotte automobile ?
L’audit de flotte peut être réalisé par votre gestionnaire de flotte, mais pour un résultat plus qualitatif, et plus sérieux, il est plus sûr de s’adresser à un cabinet de consulting. De plus, certaines flottes nécessitent une expertise particulière, c’est le cas des flottes étant composées de véhicules électriques ou étant intégralement composées de véhicules verts.
Pour les flottes comportant des véhicules électriques, Beev peut vous aider, en vous proposant son expertise dans ce domaine. En effet, ils demandent une attention particulière et différente des véhicules thermiques, par exemple, il sera nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion particulier pour ces véhicules. Pour plus d’informations concernant nos services de consulting, vous pouvez demander gratuitement un diagnostic. Nos experts Beev sauront vous accompagner tout au long de votre projet.
Notre checklist pour réaliser votre audit de flotte vous même
Réaliser un audit de sa flotte de véhicules étant un processus compliqué et long à faire soi-même, nous vous avons réalisé une checklist de points à aborder.
- Politique de la flotte
- Examiner la politique de sécurité de la flotte
- Vérifiez les politiques de santé et de sécurité
- Véhicules
- Examiner les remarques sur l’état des véhicules
- Examiner les formulaires de défectuosité des véhicules
- Examiner les procédures de surveillance des véhicules
- Revoir le plan prévisionnel de remplacement des véhicules
- Analyser la consommation de carburant
- Conducteurs
- Évaluer les conducteurs
- Inspecter les accords d’assurances
- Vérifier la licence de l’opérateur
- Vérifier la licence de l’opérateur
- Tierce Personne
- Examiner les fournisseurs de services tiers
- Sécurité De La Flotte
- Évaluer la sécurité
- Opérationnel
- Examiner l’inventaire
Vous avez toujours du mal à faire votre audit malgré notre checklist ? Contactez-nous et nous mettrons nos compétences à votre service.
Que faut-il savoir sur les audit de flottes automobiles ?
Qui est commanditaire de l’audit de flotte ?
Lorsqu’il est réalisé par un prestataire externe, l’audit peut être commandé par différents types de personnes.
Les demandes proviennent généralement de services spécialisés, qui ont conscience qu’il y a des choses à améliorer ou ont besoin d’aide pour une remise à niveau, souvent les responsables financiers par exemple, indique Maxime Sartorius, dirigeant de Direct Fleet.
Le commanditaire est un poste opérationnel plutôt que stratégique : c’est souvent quelqu’un de la direction, des services généraux ou du département qualité, qui a besoin d’une vision globale. En pratique, un directeur des achats ou un directeur financier seront plus particulièrement focalisés sur les coûts, en renégociant des contrats mais aussi en déployant un catalogue plus concentré, par exemple en passant de quatre à deux véhicules pour une catégorie RH, illustre Arnaud Perrin, dirigeant de Ressource Consulting.
Le gestionnaire de flotte ou la direction RH se montreront beaucoup plus attentifs à l’offre de véhicules pour le conducteur et à la fluidité de gestion du dispositif.
À noter que c’est assez rarement le gestionnaire de flotte qui demande un audit car il n’a pas forcément le pouvoir de commander des missions de ce type, c’est plutôt du ressort de son N+1.
Des délais à prendre en compte ?
Un audit de la flotte nécessite un investissement en temps. « Le délai de réalisation s’élève à deux à trois semaines au moins, sachant que la plupart des audits durent entre quatre et huit semaines, en pratique, les délais dépendent de la taille de la flotte. Plus il y a de véhicules, plus il y a de fournisseurs et de données. Cependant, la collecte de données sera facilitée dans un parc important s’il est bien structuré et bien géré.
Conclusion
Pour conclure, faire un audit de sa flotte de véhicules est un processus complexe mais nécessaire à un bon fleet management du parc automobile de votre entreprise. Il permettra d’adapter votre flotte à vos nouveaux besoins et il permettra de garantir que les véhicules sont gérés correctement et qu’il n’y a pas d’erreur dans le fleet management de votre parc automobile. Nous vous recommandons de procéder à un audit interne (c’est-à-dire réalisé par le gestionnaire de la flotte ou le fleet manager) tous les ans, et de réaliser des audits externes (c’est-à-dire réalisés par une entreprise de consulting) à chaque fois que votre flotte ou que votre entreprise aura subit de gros changements depuis le dernier audit externe effectué. Par exemple, il peut s’agir d’une augmentation du nombre de véhicules dans la flotte, ou d’un changement des besoins de la marque.
