Les étapes clés pour rédiger une Car Policy efficace

Qu’est-ce qu’une car policy ? Comment adapter sa car policy au nouveau contexte réglementaire en 2020 ? Nous avons étudié la question en profondeur afin de vous aider pour établir votre car policy pas à pas.

Toute organisation disposant d’un parc de véhicules d’entreprise a conscience que ce parc automobile implique une multitude de problématiques. Il faut tenir compte de la manière dont les véhicules sont utilisés, qui est autorisé à les conduire, mais aussi toutes les implications légales et environnementales de ce parc.

Un des challenges d’un gestionnaire de flotte est de centraliser en un seul endroit toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de sa flotte automobile.

Rédiger sa car policy étapes par étapes

Car policy : définition 📗

C’est la politique automobile interne de l’entreprise. La car policy englobe les droits et les obligations des collaborateurs bénéficiaires des véhicules. En bref, c’est une charte interne qui régit l’utilisation des véhicules (utilisation les soirs et week-ends, carte carburant, entretien…) 

Elle regroupe et définit aussi le type de véhicules auxquels les salariés et dirigeants peuvent avoir accès.

Les étapes clés pour rédiger une car policy efficace ✅

Beaucoup d’entreprises ont déjà une car policy. Cependant, dans certains cas, celles-ci ont été rédigées il y a longtemps et n’ont pas été mises à jour depuis de nombreuses années. 
Afin d’être certain de réussir sa car policy, il vaut parfois mieux partir d’une page blanche.
Nous avons préparé un guide complet qui vous aidera pour mieux cerner vos objectifs et réussir la rédaction de votre car policy.

Impliquer les collaborateurs

Pour réussir sa car policy, il faut impliquer ses collaborateurs. Une car policy doit être soutenue par les salariés d’une organisation peu importe sa taille. Les salariés à impliquer ne seront pas les mêmes selon la taille de l’entreprise : pour les grandes entreprises, il faudrait impliquer le Directeur des Achats ou des ressources humaines. Pour les entreprises de type TPE, PME, il faudrait sans doute impliquer les dirigeants. Dans tous les cas, il faudra bien sûr impliquer les personnes qui seront amenées à conduire les véhicules.

Définir ses objectifs

Une fois que vous avez pris en compte les différents besoins de vos collaborateurs, il vous faudra lister les objectifs de votre car policy. Il faut faire la distinction entre : 

  • Les objectifs réglementaires :  ils vont dépendre de l’environnement extérieur (lois qui vont entrer en vigueur par exemple la loi LOM)
  • Les objectifs internes : cela dépendra du budget de votre entreprise mais aussi de l’image que votre entreprise souhaite véhiculer auprès de ses clients, fournisseurs et du public

Se fixer des échéances

La rédaction d’une car policy peut prendre du temps et de l’énergie. Il faut savoir tenir une deadline lorsqu’on commence à l’écrire afin d’être certain de pouvoir livrer une car policy ficelée à la fin de l’exercice.

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Les questions à se poser pour réussir sa car policy en 2020 ⚠️

Avant de commencer la rédaction de sa car policy, il est important de savoir quels sont les points importants à prendre en considération dans sa réflexion. Nous avons listé plusieurs sujets que vous devriez prendre en compte dans votre réflexion. Pour chaque sujet, nous avons listé des questions qu’il serait intéressant de vous poser pour mieux cerner vos objectifs.

L'éligibilité

Dans la plupart des sociétés, le droit à un véhicule de société tombe dans deux grandes catégories : 

  1. Les utilisateurs dits indispensables : ils ont besoin d’un véhicule pour leur emploi (livreurs, commerciaux, etc…) 
  2. Les utilisateurs dits de statut : le véhicule est compris dans leur avantages et ils en bénéficient dans le cadre de leur fonction

Les questions à se poser ✅ 

  • Qui a besoin d’un véhicule dans le cadre de son travail ? 
  • L’offre actuelle de véhicules est-elle suffisamment compétitive par rapport à nos concurrents ? 
  • Notre package d’avantages est-il compétitif ? 
  • Est-ce qu’il existe des réglementations qui nous obligent à fournir un véhicule de société à partir d’un certain nombre de kilomètres parcourus par an ?

L’attribution des véhicules

De plus, il est important de se fixer des règles strictes lors de l’attribution de véhicules. Dans quel cas une entreprise peut fournir des véhicules à ses employés ? 

Les questions à se poser ✅ 

  • Est-ce qu’un véhicule est essentiel dans le cadre de leur fonction ? 
  • À partir de combien d’années de permis pouvons-nous offrir un véhicule à un collaborateur ? Est-ce qu’on accepte d’en fournir aux permis récents ? 
  • Souffrent-ils d’une invalidité qui pourrait les empêcher de conduire en toute sérénité ? Est-ce qu’il faudrait évaluer les risques en amont ? 
  • Est-ce qu’il faut leur faire signer une charte de bonne conduite avec des directives claires ? 

Le choix des véhicules

Pour la plupart des flottes automobiles, le choix des véhicules sera basé sur plusieurs critères : prix, fiscalité, sécurité et environnement. Mais, il faut également prendre en considération l’image renvoyée par les véhicules. Par exemple, la Mairie de Paris a choisi de soutenir le secteur automobile français et montrer son engagement en faveur de l’écologie en commandant des centaines de Renault Zoé

Les questions à se poser ✅ 

  • Certains types de véhicules sont-ils exclus de la liste de choix (par exemple, les véhicules de luxe ou diesels) et devraient-ils l’être ?
  • Certaines marques de voitures sont-elles exclues ? 
  • Notre politique devrait-elle inclure des options obligatoires ? 
  • Est-ce qu’on choisit des services complémentaires à inclure dans nos contrats ? (assurance accidents, la télématique, etc…)
  • Les conducteurs peuvent-ils utiliser le véhicule à titre personnel ? 
  • Les conducteurs peuvent-ils demander à renoncer à leur véhicule de fonction pour utiliser leur propre véhicule ? Quelles seraient les conséquences en terme de rémunération pour l’employé et l’entreprise ? 

Les responsabilités de l’entreprise

En tant qu’employeur, presque toutes vos responsabilités légales concernant les véhicules de société sont liées à la sécurité, l’entretien et à l’assurance. Vous avez le devoir de veiller à ce que les conducteurs soient en bonne condition physique et compétents pour conduire, à ce qu’on ne leur demande pas de passer un temps déraisonnable au volant et à ce que les véhicules qui leur sont fournis soient en bon état et entretenus convenablement. D’un point de vue juridique, il est important que vous disposiez d’une traçabilité de vos audits afin de pouvoir prouver, en cas de poursuites éventuelles, que vous avez rempli vos obligations légales.

Les questions à se poser ✅ 

  • Disposez-vous d’une ressource interne qui regroupe les règles de sécurité de la flotte ?  
  • Les conducteurs sont-ils correctement contrôlés pour s’assurer qu’ils possèdent le bon permis de conduire pour le type de véhicule qu’on leur demande de conduire, en particulier pour les véhicules commerciaux ? Les permis sont-ils régulièrement vérifiés ?
  • Est-ce qu’ils ont accès à des formations pour améliorer leur conduite ? Quelle sera la suite à donner si un conducteur perd des points ? 
  • Que se passe-t-il lorsqu’on retire le permis d’un bénéficiaire ? 
  • Comment s’assurer que l’entretien est bien réalisé à des intervalles réguliers ? 
  • Les conducteurs sont-ils également conscients de leurs responsabilités en matière de contrôle régulier de la sécurité des véhicules (par exemple la pression des pneus) ? Comment vérifier ce paramètre ?

⚠️ Bon à savoir, il faut bien faire attention à la problématique de l’utilisation du téléphone portable au volant. C’est un réel sujet pour les gestionnaires de flotte qui doit être adressé par chaque entreprise.

Les responsabilités du bénéficiaire

Lorsque vous attribuez un véhicule de société à un conducteur, vous lui confiez la responsabilité d’un objet d’une valeur conséquente qui peut aussi parfois mener à des accidents.  Il est important que le conducteur comprenne qu’il a des responsabilités qui lui incombent notamment en terme de bonne conduite et d’entretien dans certains cas. 

Les questions à se poser ✅ 

  • Le conducteur est-il conscient de ses responsabilités en ce qui concerne l’entretien et la maintenance du véhicule conformément aux recommandations du constructeur ?
  • Sont-ils capables d’effectuer des contrôles réguliers sur la sécurité (les pneus, les freins, les feux etc…) Existe-t-il un moyen de vérifier que ces tâches ont été accomplies ?
  • Le chauffeur dispose-t-il d’un service de dépannage adéquat ? Des conseils sont-ils fournis sur ce qu’il faut faire en cas de panne pour minimiser les risques d’accident ?
  • Les conducteurs sont-ils au courant des modalités du contrat d’assurance ? 

Gestion des accidents

Il est également important de mettre en place des directives claires concernant les responsabilités du conducteur en cas d’accident. Pour cette partie, il serait judicieux de demander conseil à votre assureur. 

Les questions à se poser ✅ 

  • Des conseils sont-ils donnés à vos conducteurs sur ce qu’ils doivent faire en cas d’accident ? Dans quel délai doivent-ils vous prévenir en tant qu’employeur ?
  • Que se passe-t-il lors d’un accident responsable ?
  • Avons-nous un processus post-accident en place ? 

 

Les règles de bonne conduite

Un autre domaine clé de la gestion de flotte est le comportement des employés au volant. Les collaborateurs doivent connaître votre position quant à votre attitude à l’égard de la conduite dans le cadre de la loi.

Les questions à se poser ✅ 

  • Avez-vous une charte de bonne conduite rappelant que le conducteur s’engage à respecter les limitations de vitesse et le code de la route ? 
  • Si un conducteur commet une infraction, est-ce qu’il paie l’amende ? Si oui, comment s’assurer qu’il a bien payé l’amende ?  
  • Est-ce qu’un collaborateur garde sa voiture s’il/elle a commis plusieurs infractions ? 
  • Existe-t-il des politiques concernant la possibilité d’utiliser les véhicules de l’entreprise à des fins telles que le remorquage ? 
  • Quelles sont les conséquences si un conducteur est accusé d’avoir conduit en état d’ébriété sous l’influence de l’alcool ou de la drogue ?

L’entretien du véhicule

En attribuant un véhicule de société, vous confiez à un conducteur un objet de grande valeur. Toutefois, la valeur de revente de ce véhicule sera gravement affectée s’il n’est pas correctement entretenu. De même, vous pouvez vous retrouver à payer des frais de remise en état exorbitants à la fin d’une location longue durée si le véhicule n’est pas en bon état à la fin du contrat. Il est donc important de sensibiliser les conducteurs à leurs responsabilités en matière d’entretien du véhicule.

Les questions à se poser ✅ 

  • Les conducteurs sont-ils sensibilisés à la nécessité de respecter les exigences d’entretien et de maintenance du fabricant ?
  • Quelles informations les conducteurs devraient-ils recevoir pour maintenir le véhicule dans le meilleur état possible ? Qu’attendons-nous en termes de nettoyage ?
  • Les véhicules devraient-ils être inspectés périodiquement pour déceler des dommages mineurs ou d’autres problèmes ? Qui devrait s’en charger ? 
  • Que faire lors de dégâts mineurs du véhicule ? Qu’est-ce qui est couvert dans le contrat de location longue durée

 

L’écologie

Selon la taille de votre entreprise et la politique RSE interne, vous devez prendre plus ou moins en considération l’écologie dans la gestion de votre flotte automobile. 

C’est une composante très importante de votre car policy surtout dans le contexte réglementaire actuel. Mais il est aussi important de noter qu’étant donné les évolutions constantes de l’offre de véhicules à faibles émissions, c’est une partie qu’il faut souvent remettre à jour dans votre car policy.

Les questions à se poser ✅ 

  • Notre car policy est-elle alignée sur la stratégie RSE globale de l’entreprise ?
  • Devrions-nous fixer une limite globale de CO2 par véhicule pour notre flotte de véhicules (par exemple, 95 g/km) et réduire cette limite sur une base annuelle à l’avenir ? Devrions-nous fixer des limites différentes en fonction du type de véhicules ? 
  • Devrions-nous envisager d’autres mesures environnementales que le CO2 ? Par exemple, faut-il interdire les véhicules type SUVs ?
  • En tant qu’organisation, devrions-nous nous engager spécifiquement à réduire l’empreinte CO2 de notre flotte au fil du temps ? Quel devrait être notre objectif ? Comment devrions-nous le mesurer ?
  • Devrions-nous encourager spécifiquement l’utilisation de véhicules à très faible émission de CO2, comme les voitures électriques ou les voitures hybrides à autonomie prolongée ? Est-ce qu’il faut imposer ces véhicules aux collaborateurs ou les inclure dans la réflexion ?

👋 Profitez de l’expertise de Beev Consulting et faites le bon choix de véhicules lors du renouvellement de votre flotte. Beev vous accompagne dans votre transition vers des véhicules plus propres tout en prenant en considération la réalité économique de votre entreprise.

Rédiger sa car policy ✍️

Après vous être posé les bonnes questions et avoir récolté les réponses, et après avoir travaillé sur le choix de vos véhicules, il faut maintenant passer à la phase de rédaction de votre car policy. 

 

Ce document sera un pilier du fonctionnement de votre flotte automobile et doit être lisible et bien structuré. Il est important de noter qu’il devrait être aussi concis que possible ; un document qui compte des centaines de pages ne sera tout simplement pas lu par vos collaborateurs.

 

Une fois que vous avez terminé une première ébauche, elle peut être examinée par différents intervenants pour relecture. 

 

La version finale du document, validée par tous, devrait être distribuée à tous les collaborateurs disposant d’un véhicule d’entreprise, qui doivent avoir lu et approuvé le même document. Ce document devra aussi être signé à chaque fois qu’une nouvelle recrue rejoint votre équipe. 

⚠️ Vu l’importance de ce document, il ne faut pas hésiter à demander conseil à vos dirigeants et/ou vous rapprocher d’un conseiller neutre.

Ça y est, vous savez tout sur le concept de car policy. Si vous avez questions, n’hésitez pas à nous contacter sur hello@beev.co.

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