[GUIDE COMPLET] Tout savoir sur la flotte de véhicules

Une flotte de véhicules, c’est l’ensemble des véhicules dont dispose une entreprise. Il est donc important d’optimiser les coûts liés à sa gestion et à son fonctionnement. Qu’est-ce qu’une flotte de véhicules ? À quoi ça sert concrètement ? Comment optimiser la gestion de sa flotte de véhicules ? 

Ce sont toutes les questions que nous nous sommes posés pour rédiger cet article. Les véhicules, qu’ils soient de fonction ou utilisés pour la livraison sont importants pour une entreprise. À l’image d’un Directeur de Ressources humaines pour gérer les talents d’une entreprise, une flotte automobile a besoin de gestion afin que vous puissiez en tirer le maximum.

Tout savoir sur la flotte de véhicules

Qu'est-ce qu'une flotte de véhicules ? 📚

Commençons par la définition du terme “flotte de véhicules”. 

Une flotte de véhicules ou flotte automobile, c’est l’ensemble des moyens de transports dont dispose une entreprise ou une association :

  • Véhicules de fonction
  • Véhicules de société 
  • Véhicules professionnels : utilitaires légers ou dans certains cas camionnettes et camions
  • Tout autre véhicule léger type deux-roues, trottinettes ou vélos.. 

En fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins, tous ces éléments représentent un investissement conséquent. Il est donc stratégiquement crucial d’optimiser sa flotte de véhicules pour réaliser des économies de taille.  

Enjeux et objectifs de la flotte de véhicules ❇️

Une flotte de véhicules a plusieurs enjeux :

  • Réduction des coûts : que ce soit une location ou un achat, grouper ses véhicules permet une meilleure gestion de votre parc automobile. Ce processus permet d’avoir une vision d’ensemble sur les véhicules et de réduire de ce fait leur coût de fonctionnement.
      • Maintenance 
      • Carburant 
      • Assurance 
      • Gestion 
      • Entretien
  • Meilleure gestion et suivi 
      • Émission des bons de commande 
      • Passation des marchés 
      • Renouvellement de la flotte 
  • Politique d’attribution 
      • Disponibilité des véhicules de pool 
      • Politique d’attribution 
  • Sécurité et optimisation de votre flotte
      • Sécurité des passagers de la flotte automobile en privilégiant les véhicules les plus sûrs par exemple 
      • Entretien du véhicule : selon le  prestataire choisi, celui-ci peut assurer l’entretien de votre flotte. Cela permet de sous-traiter la maintenance et propreté de votre flotte. Les véhicules sont renouvelés et toujours opérationnels.
  • Image/communication externe 
      • Image dégagée par type de véhicule : certains véhicules ont une image qui peut positivement affecter celle de votre entreprise 
  • Développement durable 
    • Éco-conduite 
    • Émission de CO2 

Vous l’aurez compris, une bonne gestion de votre flotte automobile vous permet de faire des économies et de mieux anticiper les éventuels problèmes liés à leur utilisation. 

Le contexte réglementaire : les lois auxquelles les entreprises sont soumises

Une des raisons pour lesquelles les flottes envisagent leur électrification est la réglementation en vigueur. En France, la réglementation est différente selon la structure et la taille de l’entreprise. 

Quota de « véhicules propres » dans les flottes

La loi de transition énergétique impose aux collectivités territoriales et aux entreprises publiques un quota de 20 % de véhicules à faibles émissions (véhicules électriques ou dont les émissions de CO2 « sont inférieures ou égales à 60 grammes par kilomètre »). Le quota passera à 30 % dès juillet 2021. 

L’État et les établissements publics ont quant à eux un quota de 50 % à respecter. 

Les entreprises privées

Pour les entreprises privées, l’article 26 A de la loi LOM fixe des objectifs par étapes (gérant un parc de véhicules dont le poids total autorisé en charge est inférieur à 3,5 t) : 

  • de 10 % de ce renouvellement à partir du 1er janvier 2022 
  • de 20 % de ce renouvellement à partir du 1er janvier 2024 
  • de 35 % de ce renouvellement à partir du 1er janvier 2027 
  • de 50 % de ce renouvellement à partir du 1er janvier 2030.

Les entreprises devront publier un rapport chaque année avec le pourcentage de véhicules à faibles émissions qui ont remplacé les véhicules thermiques.

En ce qui concerne la taille, l’article précise une méthode de calcul qui ne permet pas contourner la loi. En effet, « Sont pris en compte dans l’évaluation de la taille du parc géré par une entreprise les véhicules gérés par ses filiales dont le siège est situé en France, ainsi que les véhicules gérés par ses établissements situés en France ».
En d’autres termes, si vous avez une flotte de 20 véhicules par filiale et que vous avez 10 filiales, le nombre de véhicules de la maison mère est de 200 véhicules.

flotte de véhicules

Les ZFE de plus en plus répandues en France

La ZFE de la métropole du Grand Paris

La Métropole du Grand Paris a validé sa stratégie avec Plan Climat Air Énergie Métropolitain en 2018. Différentes mesures vont permettre à Paris de réduire la circulation des véhicules les plus polluants grâce à des mesures restrictives. Les mesures de restriction de circulation seront graduellement plus sévères.

  • Depuis Juillets 2019, les véhicules non classés et les Crit’Air 5 sont interdits à la circulation
  • Dès Janvier 2021, les Crit’Air 4 seront interdits à la circulation
  • Dès Juillet 2022, les Crit’Air 3 seront interdits à la circulation
  • Dès Janvier 2024, les Crit’Air 2 seront interdits à la circulation
  • En 2030, aucun véhicule thermique ne pourra accéder à la métropole

La ZFE de la métropole du Grand Lyon

Depuis le 1er Janvier 2020, la Métropole du Grand Lyon a mis en place une politique restrictive à l’encontre des véhicules les plus polluants. Les pics de pollution en série ont convaincu les élus locaux de prendre des mesures fortes afin d’améliorer la qualité de l’air.

Ces restrictions de circulation ne vont cesser de se durcir avec le temps et les entreprises doivent s’équiper de véhicules peu polluants si elles souhaitent garder un accès à la ville. 

Ce type d’initiatives ne sont pas nouvelles. Plusieurs autres villes en Europe ou en France prennent des mesures de restriction de circulation pour anticiper les problèmes liés à la pollution. 

➡️ En savoir plus – Lyon : véhicules interdits et aides… tout savoir sur la ZFE

Comment financer une flotte de véhicules ? 🏦

Là aussi, cela dépend de chaque entreprise. Plusieurs options se présentent à vous lors de l’achat des véhicules pour votre entreprise. 

  • Achat comptant du véhicule – il faut avoir une trésorerie solide pour ce type d’achat 
  • La location longue durée – vous payez des mensualités fixes chaque mois qui couvrent l’utilisation de la voiture ainsi que certaines prestations à négocier avec le loueur.
  • La location avec option d’achat véhicule de société – vous payez une mensualité chaque mois. À la fin du contrat vous pouvez décider d’acheter ou non le véhicule loué. Cette option vous permet une grande liberté car si le véhicule a pris de la valeur pendant sa période de location, vous avez l’option de le racheter. Si au contraire, sa valeur résiduelle n’a pas changé, il vous suffit de ne pas faire jouer votre option d’achat et d’en reprendre un autre.

En achetant plusieurs véhicules pour votre société d’un coup, vous avez un pouvoir de négociation plus fort : vous pouvez lier toutes les voitures au même contrat et bénéficier de remises parfois importantes sur vos loyers ou le prix final. De plus, vous pouvez négocier des prestations complémentaires pour votre flotte

💡 Bon à savoir, le seul moyen de s’assurer qu’on prend la bonne décision lors du choix du financement de ses voitures est de faire des simulations des coûts lors de l’achat ou de la location des véhicules.

Comment assurer une flotte de véhicules ? ☔

C’est un budget conséquent pour les entreprises, mais une dépense nécessaire et obligatoire selon la réglementation en vigueur : l’assurance de ses véhicules. 

Là aussi, vous avez la possibilité d’économiser de grandes sommes en prenant les devants. Bonne nouvelle ! Les assurances proposent aujourd’hui des “contrats d’assurance flottes” donc des contrats adaptés aux besoins de chaque parc automobile.

💡 Bon à savoir, afin de bénéficier d’un forfait flotte de véhicules en assurance, il faut que votre flotte d’entreprise soit composée d’au moins 3 à 5 véhicules selon l’assurance. 

L’assurance se base sur plusieurs critères pour établir le prix de la mensualité payée par l’entreprise : 

  • Le nombre de véhicules 
  • Leur puissance (la valeur des véhicules) 
  • L’ancienneté des véhicules 
  • L’activité de l’entreprise : en fonction de l’utilisation des véhicules le prix va varier. Par exemple, si vous faites du transport de personnes le risque d’accident sera plus grand ce qui va augmenter les mensualités payées.

Afin de prendre la meilleure décision, il convient de comparer plusieurs devis afin d’y voir plus clair et de prendre la meilleure décision. Dans le cas où vous disposez d’un parc automobile important, vous pouvez lancer un appel d’offre afin de mettre en concurrence les différents acteurs de l’assurance de flottes de véhicules.

Comment gérer une flotte automobile ? 📟

En tant que gérant ou chef d’entreprise, vous avez plusieurs options pour optimiser le fonctionnement d’une flotte automobile. Dans les deux cas, vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel de gestion de flotte. Les véhicules peuvent être connectés à un système télématique de parc automobile.

Recruter une personne en interne

La première solution pour gérer efficacement sa flotte automobile est le recrutement d’une personne dédiée. 

 

Le gestionnaire de flotte ou Fleet Manager aura pour objectif de maximiser le retour sur investissement des véhicules. 

 

Cette personne sera centrale au sein de l’entreprise et aura différentes tâches : 

 

  • Achat et entretien de véhicules pour les livraisons.
  • Décider s’il faut louer ou acheter des véhicules.
  • Aide au recrutement de chauffeurs de qualité dans la flotte si besoin
  • Choisir les meilleurs horaires de conduite pour les employés
  • Gérer les chauffeurs de manière à ce qu’ils respectent des horaires stricts.
  • Enregistrer et immatriculer tous les véhicules qu’ils gèrent.
  • Trouver des moyens de réduire les coûts et de maximiser les profits.
  • Élaborer des stratégies pour une meilleure efficacité énergétique.
  • Tenir des registres détaillés de l’entretien et de l’inspection des véhicules.
  • Suivre l’évolution des lois et de la réglementation en vigueur
  • Planifier l’entretien régulier des véhicules pour assurer l’efficacité opérationnelle.
  • Garantir des créneaux d’entretien et de maintenance afin de minimiser les temps d’arrêt et de respecter les calendriers de maintenance.
  • Superviser le comportement des conducteurs et assurer un niveau élevé de service à la clientèle.
  • Analyser les données pour accroître l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
  • Utilisation de systèmes GPS pour surveiller les conducteurs et suivre les véhicules en cas de vol.

En résumé, c’est un métier à temps plein qu’il est compliqué de déléguer à un employé lambda. Le profil idéal sera un profil qui a une sensibilité pour la partie logistique du métier tout en ayant des qualités humaines lui permettant de cerner les besoins de ses collaborateurs.

 

Aujourd’hui, le profil évolue encore plus vers des profils très orientés “data” qui peuvent analyser des paramètres propres aux véhicules de l’entreprise, en tirer des conclusions et faire des recommandations clé à leur direction. 

 

Avec le boom des services de mobilité et l’utilisation de flotte d’entreprise partagée, il se peut que le poste de fleet manager se transforme en mobility manager. 

Les tâches sont différentes, mais le but est le même : aider les employés à mieux se déplacer tout en réduisant les coûts pour l’entreprise.

Externaliser la gestion de sa flotte de véhicules

Si vous ne souhaitez pas ou que vous n’avez pas le budget pour recruter une personne au poste de fleet manager, vous avez l’option d’externaliser la gestion de votre flotte à un prestataire externe à votre entreprise. Vous avez deux solutions pour faire appel à des “fleeters” : 

  • Un loueur peut gérer votre parc automobile pour vous si vous signez avec lui : c’est un nouveau service qui est né d’une demande des clients des loueurs.
  • Un gestionnaire de flotte indépendant peut vous aider à économiser sur la gestion de votre flotte en comparant différents devis et contrats : c’est simple, vous pouvez économiser plus en passant par un indépendant, car celui-ci va comparer plusieurs loueurs.

Il est évident que les économies réalisées seront d’autant plus importantes que le parc automobile sera important.

Pourquoi passer par un gestionnaire de flotte externe ? ➕

Plusieurs raisons. La gestion de flotte est une question épineuse et stratégique qui mérite une attention particulière surtout dans un contexte de réduction d’émissions de CO2 et une volonté de moins polluer.

 

➡️ À LIRE AUSSI –  Malus écologique : montée en flèche en 2020

Libérer du temps

La raison principale consiste à décharger la direction de tâches opérationnelles redondantes qui pourraient faire perdre du temps. Comme nous l’avons vu plus haut, la gestion de flotte est un travail important qui nécessite une capacité analytique et humaine pour fonctionner. 

Déléguer ce travail permet au prestataire externe de prendre du temps et de la hauteur pour cerner les axes d’amélioration et proposer des solutions concrètes pour optimiser la flotte automobile de votre entreprise. 

Étendre son expertise

Les “fleeter” permettent aussi aux entreprises de bénéficier d’une expertise et d’une vision à 360° qu’elle n’aurait pas forcément en interne. 

La plupart des gestionnaires de flotte ont leur propre technologie en interne qui se relie à la technologie existante et qu’ils relient à leurs clients.

Combien ça coûte ? Cela dépend du prestataire. Généralement, après des frais de mise en place, il faut compter jusqu’à 40 € par véhicule par mois. 

En fonction de la taille de votre entreprise, il est possible également de demander des outils de gestion sur-mesure qui s’adaptent à votre secteur.

Confort et optimisation

Il ne faut pas oublier que la gestion de flotte, c’est sur toute la durée de vie du véhicule. Il faut aussi suivre la facturation des loueurs pour ne pas avoir de surprises, s’occuper des pneumatiques, envoyer des rappels aux collaborateurs pour l’entretien du véhicule. 

💡 Bon à savoir,  Lors de la souscription d’un contrat avec un gestionnaire de flotte, négociez bien la restitution des données traitées afin de pouvoir changer de prestataire si vous souhaitez le mettre en concurrence avec un autre gestionnaire.

Si vous n’avez pas les ressources en interne, il est fortement conseillé de penser à un gestionnaire de flotte externe afin de réduire le pôle de dépense des véhicules de votre entreprise.

Comment optimiser une flotte de véhicules ? 📉

Peu importe comment vous gérez votre flotte (en interne ou via un prestataire externe de type “fleeter”), il faut se poser la question de l’optimisation de sa flotte de véhicules. Afin d’optimiser sa flotte, la première étape consiste en un diagnostic exhaustif du parc automobile de l’entreprise.

Comment optimiser une flotte de véhicules ?

Étape 1 : Audit de l’existant via un diagnostic multicritères

C’est quoi un diagnostic multicritères ? En termes simples, c’est un audit de l’existant qui permet de voir les points problématiques, les améliorations possibles et le coût global de son parc automobile. 

 

Afin de faire un diagnostic détaillé du parc automobile de l’entreprise, il faut 

  • Collecter des données de la flotte automobile
  • Analyser ces données
  • Faire des entretiens avec les collaborateurs afin d’en savoir plus sur leurs habitudes (besoins et souhaits, fréquence d’utilisation du véhicule, etc.)
  • Standardisation de l’état des lieux

Étape 2 : Optimisation des coûts

Une fois le diagnostic effectué, il faut penser aux prochaines étapes qui se traduisent par des fiches de synthèse, un rapport de synthèse des solutions envisageables pour la flotte ainsi qu’un plan d’action détaillé pour se fixer des objectifs à atteindre.

 

Le choix des leviers de réduction des coûts nécessite une approche analytique basée sur des outils comparatifs actualisés qui se traduit par des actions concrètes : 

 

  • Optimiser des moyens existants 
  • Arbitrer les décisions :  flotte jeune / flotte âgée, achat / location longue durée
  • Définir une politique d’acquisition et de renouvellement de la flotte
  • Recommandations d’amélioration des processus de gestion 

Étape 3 : Politique d’attribution

Cette partie est cruciale dans l’optimisation de flotte. Elle se caractérise par des entretiens avec les employés qui utilisent les véhicules et donc qui sont au centre des décisions à prendre pour la suite. S’en suivent des recommandations quant à l’utilisation des véhicules : optimisation des horaires d’utilisation, de la qualité de conduire, etc… 

Étape 4 : Informatique et logiciels

Comme nous avons pu le voir en amont, la télématique est une composante cruciale de la gestion de flotte. Mais avant de choisir les logiciels qui vont accompagner les efforts de réduction des coûts, il faut se poser les bonnes questions.

Quelles sont les informations que l’entreprise souhaite récolter ? Quel usage en faire ? Afin de choisir le meilleur outil informatique, il convient de faire une analyse préalable des besoins. Une fois les besoins cadrés, il convient de comparer les progiciels adaptés à la gestion du parc et faire un rapport d’analyse des offres.

Ça y est ! Vous connaissez tout ce qu’il faut savoir sur les flottes de véhicules. Si vous souhaitez faire un audit de votre flotte afin de faire votre transition énergétique, n’hésitez pas à nous contacter ici

➡️ À LIRE AUSSI –  Le TCO (Total cost of ownership) : comment le calculer et l’optimiser ?

Flotte de véhicules électriques: les clefs pour réussir sa transition énergétique

Il n’y a pas de règle d’or lorsqu’il s’agit de l’électrification de sa flotte.  Pour la plupart des entreprises, la question de l’électrification se pose si : 

  • le contexte réglementaire oblige les entreprises à se poser cette question
  • les flottes souhaitent économiser de l’argent 
  • la transition écologique est au centre de la politique RSE de l’entreprise

À l’heure actuelle, il est assez rare de tomber sur une flotte 100 % électrique. La plupart des flottes commencent à électrifier leurs flottes peu à peu. 

Lorsqu’on parle de flotte de véhicules électriques, il est généralement question de plusieurs types de véhicules : hybrides, hybrides rechargeables et électriques. Seules les voitures électriques sont considérées comme des véhicules propres, mais des flottes souhaitent inclure des véhicules hybrides afin de se rassurer. 

Penser long terme

Jean-Luc Fugit, député LREM du Rhône et président du Conseil National de l’Air, explique bien que les mesures vont entrer en vigueur en 2022 mais c’est seulement pour donner plus de temps aux entreprises d’anticiper leurs renouvellements en amont. En d’autres termes, il ne faut pas attendre 2022 pour commencer à prendre des mesures mais de les mettre en oeuvre progressivement. 

Au delà de la capacité de projection des entreprises, il faut aussi savoir que le malus écologique ne va cesser d’augmenter ainsi que le bonus écologique qui augmentera à 5 000 € pour les professionnels et à 7 000 € pour les particuliers. 

Réduire son TCO : Bien connaître les opportunité du véhicule électrique

On oublie souvent que les véhicules électriques sont moins chers à l’usage et peuvent faire économiser de belles sommes aux entreprises.

  • Carburant moins coûteux (1,5 à 2 € les 100 km en moyenne)
  • Faible coût d’entretien (30% en moins selon l’Avere)
  • Silence (moins de pollution sonore)
  • Absence d’émission de gaz d’échappement 
  • Confort (baisse de l’accidentologie, des arrêts maladies…)

C’est là où le calcul du TCO peut être utile pour les flottes de véhicules. Le TCO (total cost of ownership) comprend tous les coûts liés à un véhicule durant toute la durée de sa possession. 

Les véhicules électriques permettent d’économiser plus de carburant et d’entretien par rapport à l’essence. Mais surtout, vous bénéficiez de nombreux avantages fiscaux qui vont réduire encore davantage le TCO : absence de TVS, tranche d’amortissement maximale, stationnement souvent gratuit, etc… 

Avoir une vision à 360° des implications des véhicules électriques

Si vous décidez d’opter pour une flotte de véhicules électriques, il faut que vous anticipiez certains paramètres. 

  • La recharge : c’est un point crucial. Où recharger son véhicule électrique ? Quelle borne choisir ? Quelle puissance ? Selon l’employeur et le type d’entreprise, il est possible ou non d’installer des bornes de recharge sur son lieu de travail. En tant qu’entreprise, vous pouvez prétendre à de nombreuses aides qui peuvent réduire le coût de telles installations : le programme Advenir permet aux entreprises de profiter d’une aide de 40% dans une limite de 1 360 € sur l’installation d’une borne de recharge (matériel et installation comprises). 
  • Les types de bornes à installer : si vous décidez d’opter pour plusieurs types de véhicules différents, il faudra connaître quelles types de bornes convient à chacun des véhicules. Ne pas anticiper ce point peut créer des points de frictions.
  • Le budget à consacrer : comme nous l’avons vu plus haut, les véhicules électriques coûtent moins cher à l’usage ce qui peut vous permettre de changer de gamme de véhicules lorsque vous commandez vos nouveaux véhicules.  
  • Car policy : il est nécessaire de repenser sa car policy lorsqu’on passe à une flotte de véhicules électriques. Pourquoi ? Car ce sont des produits nouveaux qui ne se manient pas la même manière. Par exemple, un véhicule électrique est plus adapté pour des arrêts fréquents contrairement à un équivalent thermique.
  • Prévoir une assurance spécifique : les véhicules électriques sont spécifiques et nécessitent une assurance pensée pour les véhicules électriques.

Afin de ne pas tomber dans des pièges inutiles il est très conseillé de se faire accompagner par des experts des véhicules électriques.

Quelles conséquences de l’électrification de votre flotte ?

Une politique RSE réussie

De nombreuses entreprises s’accordent pour dire que la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) est une composante stratégique de leur entreprise. Cette politique RSE se traduit par différentes actions au sein de l’entreprise mais peut aussi se traduire dans le choix des véhicules de l’entreprise. Une flotte de véhicules électriques est un moyen pour les entreprises de mettre en avant ses engagements pour un futur du transport plus durable.

➡️ En savoir plus – [ÉTUDE DE CAS] Réussir sa politique RSE : le cas de Voi Technology

Une marque employeur solide

Les voitures électriques sont très confortables et silencieuses. Si vos collaborateurs sont amenés à rouler pendant de longues périodes, c’est un point positif pour les recruter et les fidéliser sur le long terme. 

C’est notamment le cas pour les livraison dernier kilomètre : les conducteurs de véhicules de livraison passent des heures dans leurs véhicules et rouler dans un véhicule silencieux peut changer leur quotidien.

Au delà de l’aspect confort, l’image véhiculée par les véhicules électriques est très positive et peut améliorer en conséquence l’image de l’entreprise qui en est équipée. 

Les véhicules électriques sont considérés comme l’une des meilleures alternatives dans le cadre de la réduction des émissions de CO2. Les entreprises faisant le choix du véhicule électrique ont aussi des retombées presse non négligeables : Chronopost a par exemple finalisé la commande de 420 véhicules électriques en 2019 et Schneider Electric aura une flotte 100% électrique en 2030. En optant pour des voitures électriques, ces entreprises ont pu ainsi communiquer sur leur politique RSE ambitieuse.

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