Une flotte de véhicules, c’est l’ensemble des véhicules dont dispose une entreprise. Il est donc important d’optimiser les coûts liés à sa gestion et à son fonctionnement. Qu’est-ce qu’une flotte de véhicules ? À quoi ça sert concrètement ? Comment optimiser la gestion de sa flotte de véhicules ?
Ce sont toutes les questions que nous nous sommes posés pour rédiger cet article. Les véhicules, qu’ils soient de fonction ou utilisés pour la livraison sont importants pour une entreprise. À l’image d’un Directeur de Ressources humaines pour gérer les talents d’une entreprise, une flotte automobile a besoin de gestion afin que vous puissiez en tirer le maximum.
Tout savoir sur la flotte de véhicules
Qu'est-ce qu'une flotte de véhicules ? 📚
Commençons par la définition du terme “flotte de véhicules”.
Une flotte de véhicules ou flotte automobile, c’est l’ensemble des moyens de transports dont dispose une entreprise ou une association :
- Véhicules de fonction
- Véhicules de société
- Véhicules professionnels : utilitaires légers ou dans certains cas camionnettes et camions
- Tout autre véhicule léger type deux-roues, trottinettes ou vélos..
En fonction de la taille de l’entreprise et de ses besoins, tous ces éléments représentent un investissement conséquent. Il est donc stratégiquement crucial d’optimiser sa flotte de véhicules pour réaliser des économies de taille.
Enjeux et objectifs de la flotte de véhicules ❇️
Une flotte de véhicules a plusieurs enjeux :
- Réduction des coûts : que ce soit une location ou un achat, grouper ses véhicules permet une meilleure gestion de votre parc automobile. Ce processus permet d’avoir une vision d’ensemble sur les véhicules et de réduire de ce fait leur coût de fonctionnement.
- Maintenance
- Carburant
- Assurance
- Gestion
- Entretien
- Meilleure gestion et suivi
- Émission des bons de commande
- Passation des marchés
- Renouvellement de la flotte
- Politique d’attribution
- Disponibilité des véhicules de pool
- Politique d’attribution
- Sécurité et optimisation de votre flotte
- Sécurité des passagers de la flotte automobile en privilégiant les véhicules les plus sûrs par exemple
- Entretien du véhicule : selon le prestataire choisi, celui-ci peut assurer l’entretien de votre flotte. Cela permet de sous-traiter la maintenance et propreté de votre flotte. Les véhicules sont renouvelés et toujours opérationnels.
- Image/communication externe
- Image dégagée par type de véhicule : certains véhicules ont une image qui peut positivement affecter celle de votre entreprise
- Développement durable
- Éco-conduite
- Émission de CO2
Vous l’aurez compris, une bonne gestion de votre flotte automobile vous permet de faire des économies et de mieux anticiper les éventuels problèmes liés à leur utilisation.
Comment financer une flotte de véhicules ? 🏦
Là aussi, cela dépend de chaque entreprise. Plusieurs options se présentent à vous lors de l’achat des véhicules pour votre entreprise.
- Achat comptant du véhicule – il faut avoir une trésorerie solide pour ce type d’achat
- La location longue durée – vous payez des mensualités fixes chaque mois qui couvrent l’utilisation de la voiture ainsi que certaines prestations à négocier avec le loueur.
- La location avec option d’achat véhicule de société – vous payez une mensualité chaque mois. À la fin du contrat vous pouvez décider d’acheter ou non le véhicule loué. Cette option vous permet une grande liberté car si le véhicule a pris de la valeur pendant sa période de location, vous avez l’option de le racheter. Si au contraire, sa valeur résiduelle n’a pas changé, il vous suffit de ne pas faire jouer votre option d’achat et d’en reprendre un autre.
En achetant plusieurs véhicules pour votre société d’un coup, vous avez un pouvoir de négociation plus fort : vous pouvez lier toutes les voitures au même contrat et bénéficier de remises parfois importantes sur vos loyers ou le prix final. De plus, vous pouvez négocier des prestations complémentaires pour votre flotte.
Bon à savoir, le seul moyen de s’assurer qu’on prend la bonne décision lors du choix du financement de ses voitures est de faire des simulations des coûts lors de l’achat ou de la location des véhicules.
Comment assurer une flotte de véhicules ? ☔
C’est un budget conséquent pour les entreprises, mais une dépense nécessaire et obligatoire selon la réglementation en vigueur : l’assurance de ses véhicules.
Là aussi, vous avez la possibilité d’économiser de grandes sommes en prenant les devants. Bonne nouvelle ! Les assurances proposent aujourd’hui des “contrats d’assurance flottes” donc des contrats adaptés aux besoins de chaque parc automobile.
💡 Bon à savoir, afin de bénéficier d’un forfait flotte de véhicules en assurance, il faut que votre flotte d’entreprise soit composée d’au moins 3 à 5 véhicules selon l’assurance.
L’assurance se base sur plusieurs critères pour établir le prix de la mensualité payée par l’entreprise :
- Le nombre de véhicules
- Leur puissance (la valeur des véhicules)
- L’ancienneté des véhicules
- L’activité de l’entreprise : en fonction de l’utilisation des véhicules le prix va varier. Par exemple, si vous faites du transport de personnes le risque d’accident sera plus grand ce qui va augmenter les mensualités payées.
Afin de prendre la meilleure décision, il convient de comparer plusieurs devis afin d’y voir plus clair et de prendre la meilleure décision. Dans le cas où vous disposez d’un parc automobile important, vous pouvez lancer un appel d’offre afin de mettre en concurrence les différents acteurs de l’assurance de flottes de véhicules.
Comment gérer une flotte automobile ? 
En tant que gérant ou chef d’entreprise, vous avez plusieurs options pour optimiser le fonctionnement d’une flotte automobile. Dans les deux cas, vous avez tout intérêt à opter pour un logiciel de gestion de flotte. Les véhicules peuvent être connectés à un système télématique de parc automobile.
Recruter une personne en interne
La première solution pour gérer efficacement sa flotte automobile est le recrutement d’une personne dédiée.
Le gestionnaire de flotte ou Fleet Manager aura pour objectif de maximiser le retour sur investissement des véhicules.
Cette personne sera centrale au sein de l’entreprise et aura différentes tâches :
- Achat et entretien de véhicules pour les livraisons.
- Décider s’il faut louer ou acheter des véhicules.
- Aide au recrutement de chauffeurs de qualité dans la flotte si besoin
- Choisir les meilleurs horaires de conduite pour les employés
- Gérer les chauffeurs de manière à ce qu’ils respectent des horaires stricts.
- Enregistrer et immatriculer tous les véhicules qu’ils gèrent.
- Trouver des moyens de réduire les coûts et de maximiser les profits.
- Élaborer des stratégies pour une meilleure efficacité énergétique.
- Tenir des registres détaillés de l’entretien et de l’inspection des véhicules.
- Suivre l’évolution des lois et de la réglementation en vigueur
- Planifier l’entretien régulier des véhicules pour assurer l’efficacité opérationnelle.
- Garantir des créneaux d’entretien et de maintenance afin de minimiser les temps d’arrêt et de respecter les calendriers de maintenance.
- Superviser le comportement des conducteurs et assurer un niveau élevé de service à la clientèle.
- Analyser les données pour accroître l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
- Utilisation de systèmes GPS pour surveiller les conducteurs et suivre les véhicules en cas de vol.
En résumé, c’est un métier à temps plein qu’il est compliqué de déléguer à un employé lambda. Le profil idéal sera un profil qui a une sensibilité pour la partie logistique du métier tout en ayant des qualités humaines lui permettant de cerner les besoins de ses collaborateurs.
Aujourd’hui, le profil évolue encore plus vers des profils très orientés “data” qui peuvent analyser des paramètres propres aux véhicules de l’entreprise, en tirer des conclusions et faire des recommandations clé à leur direction.
Avec le boom des services de mobilité et l’utilisation de flotte d’entreprise partagée, il se peut que le poste de fleet manager se transforme en mobility manager.
Les tâches sont différentes, mais le but est le même : aider les employés à mieux se déplacer tout en réduisant les coûts pour l’entreprise.
Externaliser la gestion de sa flotte de véhicules
Si vous ne souhaitez pas ou que vous n’avez pas le budget pour recruter une personne au poste de fleet manager, vous avez l’option d’externaliser la gestion de votre flotte à un prestataire externe à votre entreprise. Vous avez deux solutions pour faire appel à des “fleeters” :
- Un loueur peut gérer votre parc automobile pour vous si vous signez avec lui : c’est un nouveau service qui est né d’une demande des clients des loueurs.
- Un gestionnaire de flotte indépendant peut vous aider à économiser sur la gestion de votre flotte en comparant différents devis et contrats : c’est simple, vous pouvez économiser plus en passant par un indépendant, car celui-ci va comparer plusieurs loueurs.
Il est évident que les économies réalisées seront d’autant plus importantes que le parc automobile sera important.
Pourquoi passer par un gestionnaire de flotte externe ? ➕
Plusieurs raisons. La gestion de flotte est une question épineuse et stratégique qui mérite une attention particulière surtout dans un contexte de réduction d’émissions de CO2 et une volonté de moins polluer.
➡️ À LIRE AUSSI – Malus écologique : montée en flèche en 2020
Libérer du temps
La raison principale consiste à décharger la direction de tâches opérationnelles redondantes qui pourraient faire perdre du temps. Comme nous l’avons vu plus haut, la gestion de flotte est un travail important qui nécessite une capacité analytique et humaine pour fonctionner.
Déléguer ce travail permet au prestataire externe de prendre du temps et de la hauteur pour cerner les axes d’amélioration et proposer des solutions concrètes pour optimiser la flotte automobile de votre entreprise.
Étendre son expertise
Les “fleeter” permettent aussi aux entreprises de bénéficier d’une expertise et d’une vision à 360° qu’elle n’aurait pas forcément en interne.
La plupart des gestionnaires de flotte ont leur propre technologie en interne qui se relie à la technologie existante et qu’ils relient à leurs clients.
Combien ça coûte ? Cela dépend du prestataire. Généralement, après des frais de mise en place, il faut compter jusqu’à 40 € par véhicule par mois.
En fonction de la taille de votre entreprise, il est possible également de demander des outils de gestion sur-mesure qui s’adaptent à votre secteur.
Confort et optimisation
Il ne faut pas oublier que la gestion de flotte, c’est sur toute la durée de vie du véhicule. Il faut aussi suivre la facturation des loueurs pour ne pas avoir de surprises, s’occuper des pneumatiques, envoyer des rappels aux collaborateurs pour l’entretien du véhicule.
💡 Bon à savoir, Lors de la souscription d’un contrat avec un gestionnaire de flotte, négociez bien la restitution des données traitées afin de pouvoir changer de prestataire si vous souhaitez le mettre en concurrence avec un autre gestionnaire.
Si vous n’avez pas les ressources en interne, il est fortement conseillé de penser à un gestionnaire de flotte externe afin de réduire le pôle de dépense des véhicules de votre entreprise.
Comment optimiser une flotte de véhicules ? 📉
Peu importe comment vous gérez votre flotte (en interne ou via un prestataire externe de type “fleeter”), il faut se poser la question de l’optimisation de sa flotte de véhicules. Afin d’optimiser sa flotte, la première étape consiste en un diagnostic exhaustif du parc automobile de l’entreprise.
Étape 1 : Audit de l’existant via un diagnostic multicritères
C’est quoi un diagnostic multicritères ? En termes simples, c’est un audit de l’existant qui permet de voir les points problématiques, les améliorations possibles et le coût global de son parc automobile.
Afin de faire un diagnostic détaillé du parc automobile de l’entreprise, il faut
- Collecter des données de la flotte automobile
- Analyser ces données
- Faire des entretiens avec les collaborateurs afin d’en savoir plus sur leurs habitudes (besoins et souhaits, fréquence d’utilisation du véhicule, etc.)
- Standardisation de l’état des lieux
Étape 2 : Optimisation des coûts
Une fois le diagnostic effectué, il faut penser aux prochaines étapes qui se traduisent par des fiches de synthèse, un rapport de synthèse des solutions envisageables pour la flotte ainsi qu’un plan d’action détaillé pour se fixer des objectifs à atteindre.
Le choix des leviers de réduction des coûts nécessite une approche analytique basée sur des outils comparatifs actualisés qui se traduit par des actions concrètes :
- Optimiser des moyens existants
- Arbitrer les décisions : flotte jeune / flotte âgée, achat / location longue durée
- Définir une politique d’acquisition et de renouvellement de la flotte
- Recommandations d’amélioration des processus de gestion
Étape 3 : Politique d’attribution
Cette partie est cruciale dans l’optimisation de flotte. Elle se caractérise par des entretiens avec les employés qui utilisent les véhicules et donc qui sont au centre des décisions à prendre pour la suite. S’en suivent des recommandations quant à l’utilisation des véhicules : optimisation des horaires d’utilisation, de la qualité de conduire, etc…
Étape 4 : Informatique et logiciels
Comme nous avons pu le voir en amont, la télématique est une composante cruciale de la gestion de flotte. Mais avant de choisir les logiciels qui vont accompagner les efforts de réduction des coûts, il faut se poser les bonnes questions.
Quelles sont les informations que l’entreprise souhaite récolter ? Quel usage en faire ? Afin de choisir le meilleur outil informatique, il convient de faire une analyse préalable des besoins. Une fois les besoins cadrés, il convient de comparer les progiciels adaptés à la gestion du parc et faire un rapport d’analyse des offres.
Ça y est ! Vous connaissez tout ce qu’il faut savoir sur les flottes de véhicules. Si vous souhaitez faire un audit de votre flotte afin de faire votre transition énergétique, n’hésitez pas à nous contacter ici !
➡️ À LIRE AUSSI – Le TCO (Total cost of ownership) : comment le calculer et l’optimiser ?
