Onze experts beantwoorden uw vragen met een glimlach
Maandag t/m vrijdag 9.00 - 12.30 - 14.00 - 19.00
Wat is een vlootcontrole en waarvoor dient deze?
Zoals hierboven vermeld, is het doel van een wagenparkaudit om het beheer van uw wagenpark (fleet management) te optimaliseren, zodat het zo weinig mogelijk kost en zo efficiënt mogelijk is.
Bij een audit wordt informatie over het wagenpark verzameld en wordt de naleving van de activiteiten van het wagenpark vergeleken met de processen, procedures en beleidsregels van uw bedrijf. Om ervoor te zorgen dat alle regels worden nageleefd, zal een audit ook de behoeften van uw bedrijf bestuderen en ervoor zorgen dat uw wagenpark efficiënter wordt.
Elke vlootcontrole beoordeelt:
- Als het bedrijf de vlootinformatie correct opslaat.
- Of het bedrijf zijn processen, procedures en beleidsregels voor het beheer van zijn vloot naleeft.
Deze beoordeling wordt meestal uitgevoerd wanneer een bedrijf of lokale overheid de bedrijfskosten van zijn wagenpark wil verlagen.
In het geval van een audit voor elektrische auto's moet naast de gebruikelijke punten ook deactieradius van het voertuig worden gekwantificeerd, evenals het opladen en de oplaadpunten.
Het aantal elektrische auto's in uw wagenpark zal immers blijven groeien. De afgelopen jaren heeft de overheid laten zien dat ze vastbesloten is om deCO2-voetafdruk van bedrijven te verminderen om het milieu te beschermen. Dit wordt weerspiegeld in een aantal voorschriften die de komende jaren van kracht worden.
Vanaf 2022 zal het bijvoorbeeld verplicht zijn om 10% schone voertuigen op te nemen in alle wagenparkvernieuwingen waarbij meer dan 100 voertuigen betrokken zijn. We moeten nu dus gaan nadenken over het kiezen van partners die experts zijn op het gebied van elektrische voertuigen, om deze overgang te vergemakkelijken.
Kom meer te weten: alles wat u moet weten over het wagenpark.
Waarom een vlootcontrole uitvoeren?
Een audit van uw wagenpark kan om verschillende redenen worden uitgevoerd. Het kan essentieel zijn in het geval van een herstructurering om te besparen, of in het geval van een verandering in het aantal voertuigen in uw wagenpark.
Een duidelijk overzicht van uw wagenpark
Door een audit van uw wagenpark uit te voeren, krijgt u een algemeen beeld van uw wagenpark en de mogelijke hefbomen voor optimalisatie. Het doel is om te begrijpen hoe het wagenpark op een bepaald moment functioneert en hoeveel het het bedrijf kost. Bij een wagenparkaudit wordt uw wagenpark geanalyseerd en vergeleken met de beste praktijken.
Een nieuwe financiële of structurerende doelstelling
Een audit van uw wagenpark kan ook worden uitgevoerd wanneer uw voertuiggerelateerde kosten stijgen en u niet begrijpt waarom. In dit geval is het de bedoeling om een vlootaudit uit te voeren om de kosten te verlagen. In eerste instantie is het de bedoeling om de doorstroming en operationaliteit van de voertuigen te optimaliseren, om in tweede instantie de kosten te verlagen.
De andere reden voor een audit kan het gevolg zijn van een groot aantal recent aangeschafte voertuigen, een verandering in het wagenpark of een verandering in de behoeften van het bedrijf, in welk geval de audit deel uitmaakt van een structureringsplan. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer een bedrijf zijn aantal voertuigen snel uitbreidt.
Actie ondernemen voor het milieu
De redenen voor de controle kunnen ook anders zijn, bijvoorbeeld na de inwerkingtreding van WLTP of de Mobiliteitsoriëntatiewet (LOM).
Bovendien willen bedrijven, met het toenemende aantal regels voor schone voertuigen, weten hoe ze hun wagenpark schoner kunnen maken of hun aantal voertuigen kunnen verminderen. Of gewoon, in lijn met hun MVOwillen sommige bedrijven hun CO2-voetafdruk verkleinen door hun bedrijf ecologisch om te vormen.
In dit geval is het nodig om de koolstofvoetafdruk te berekenen voordat er oplossingen worden geïmplementeerd.
Hoe voert u een vlootcontrole uit?
De vlootcontrole kan worden uitgevoerd door uw vlootmanager, maar voor een meer kwalitatief en serieus resultaat is het veiliger om een beroep te doen op een adviesbureau. Bovendien vereisen sommige wagenparken speciale expertise, zoals wagenparken die bestaan uit elektrische voertuigen of die volledig uit groene voertuigen bestaan.
Voor wagenparken met elektrische voertuigen kan Beev u helpen door haar expertise op dit gebied aan te bieden. U zult bijvoorbeeld speciale beheersoftware voor deze voertuigen moeten gebruiken. Voor meer informatie over onze consultingdiensten kunt u een gratis diagnose aanvragen. Onze Beev-experts zullen u gedurende uw hele project ondersteunen.
Onze checklist voor het uitvoeren van uw eigen vlootcontrole
Het uitvoeren van een audit van uw wagenpark is een ingewikkeld en tijdrovend proces, daarom hebben wij een checklist met aandachtspunten samengesteld.
- Vlootbeleid
- Het veiligheidsbeleid van de vloot herzien
- Controleer het gezondheids- en veiligheidsbeleid
- Voertuigen
- Onderzoek opmerkingen over de staat van voertuigen
- Formulieren voor defecten aan voertuigen onderzoeken
- Procedures voor voertuigcontrole herzien
- Het verwachte vervangingsplan voor voertuigen herzien
- Brandstofverbruik analyseren
- Bestuurders
- Bestuurders beoordelen
- Verzekeringsovereenkomsten inspecteren
- Controleer de vergunning van de operator
- Controleer de vergunning van de operator
- Derde
- Bestudeer serviceproviders van derden
- Vlootveiligheid
- Veiligheid beoordelen
- Operationeel
- Onderzoek de inventaris
Hebt u ondanks onze checklist nog steeds moeite om uw audit af te ronden? Neem contact met ons op en wij zetten onze vaardigheden voor u aan het werk.
Wat moet u weten over vlootcontroles?
Wie geeft de opdracht voor de vlootcontrole?
Wanneer de audit wordt uitgevoerd door een externe dienstverlener, kunnen verschillende soorten mensen hiertoe opdracht geven.
Verzoeken komen over het algemeen van gespecialiseerde afdelingen die weten dat er gebieden zijn die voor verbetering vatbaar zijn of die hulp nodig hebben met een opfriscursus, vaak financiële managers bijvoorbeeld," legt Maxime Sartorius, CEO van Direct Fleet, uit.
De sponsor is eerder een operationele dan een strategische functie: het is vaak iemand van het management, de algemene diensten of de kwaliteitsafdeling, die een globale visie nodig heeft. In de praktijk zal een inkoopdirecteur of financieel directeur zich meer op de kosten richten, door opnieuw over contracten te onderhandelen, maar ook door een meer geconcentreerde catalogus in te zetten, bijvoorbeeld door het aantal voertuigen in een HR-categorie terug te brengen van vier naar twee," legt Arnaud Perrin, directeur van Ressource Consulting, uit.
De wagenparkbeheerder of HR-afdeling zal veel meer aandacht besteden aan het aanbod van voertuigen voor de bestuurder en aan hoe soepel het systeem kan worden beheerd.
Er moet worden opgemerkt dat het zeer zelden de vlootmanager is die om een audit vraagt, omdat hij of zij niet noodzakelijkerwijs de bevoegdheid heeft om dit soort opdrachten te geven, wat meer de verantwoordelijkheid van zijn of haar N+1 is.
Zijn er deadlines om rekening mee te houden?
Een vlootcontrole vergt een investering van tijd. "Het duurt minstens twee tot drie weken om het te voltooien, in gedachten houdend dat de meeste audits tussen de vier en acht weken duren. In de praktijk hangt de tijd die nodig is af van de grootte van het wagenpark. Hoe meer voertuigen, hoe meer leveranciers en gegevens. Het verzamelen van gegevens zal echter gemakkelijker gaan bij een groot wagenpark als het goed gestructureerd en beheerd wordt.
Conclusie
Kortom, het uitvoeren van een audit van uw wagenpark is een complex proces, maar wel een proces dat noodzakelijk is voor een goed beheer van het wagenpark van uw bedrijf. Het zal u in staat stellen om uw wagenpark aan te passen aan uw nieuwe behoeften en ervoor zorgen dat de voertuigen correct worden beheerd en dat er geen fouten optreden in het beheer van uw wagenpark. Wij raden u aan om elk jaar een interne audit (d.w.z. uitgevoerd door de wagenparkbeheerder) uit te voeren, en externe audits (d.w.z. uitgevoerd door een adviesbureau) wanneer uw wagenpark of uw bedrijf grote veranderingen heeft ondergaan sinds de laatste externe audit. Er kan bijvoorbeeld een toename zijn van het aantal voertuigen in het wagenpark, of een verandering in de eisen van het merk.
