Maandag t/m vrijdag 9.00 - 12.30 - 14.00 - 19.00
Autobeleid: definitie
Dit is het interne autobeleid van het bedrijf. Het autobeleid regelt de rechten en plichten van werknemers die voertuigen gebruiken. In het kort is het een intern handvest dat het gebruik van voertuigen regelt (avond- en weekendgebruik, tankpas, onderhoud, enz.). (avond- en weekendgebruik, tankpas, onderhoud, enz.).
Het groepeert en definieert ook het type voertuigen waartoe werknemers en managers toegang hebben.
De belangrijkste stappen bij het opstellen van een effectief autobeleid
Veel bedrijven hebben al een autopolis. In sommige gevallen is deze echter lang geleden opgesteld en al vele jaren niet meer bijgewerkt.
Om ervoor te zorgen dat uw car policy een succes wordt, is het soms beter om helemaal opnieuw te beginnen.
Wij hebben een complete gids samengesteld om u te helpen uw doelstellingen beter te definiëren en uw car policy met succes op te stellen.
Werknemers betrekken
Voor een succesvol autobeleid moet u uw werknemers erbij betrekken. Een autobeleid moet gesteund worden door de werknemers van een organisatie, ongeacht de grootte. Welke werknemers erbij betrokken moeten worden, hangt af van de grootte van het bedrijf: voor grote bedrijven moet de inkoopdirecteur of de personeelsdirecteur erbij betrokken worden. Bij kleine en middelgrote bedrijven zullen waarschijnlijk de managers betrokken moeten worden. In alle gevallen moet u natuurlijk de mensen betrekken die de voertuigen zullen besturen.
Uw doelstellingen definiëren
Nadat u de verschillende behoeften van uw werknemers hebt overwogen, moet u de doelstellingen van uw autobeleid op een rijtje zetten. U moet onderscheid maken tussen :
- Doelstellingen op het gebied van regelgeving Deze zullen afhangen van de externe omgeving (zoals de LOM-wet, het stimuleringsplan voor de vergroening van wagenparken en de begrotingswet van 2022).).
- Interne doelstellingen: dit hangt af van het budget van uw bedrijf, maar ook van het imago dat uw bedrijf wil uitstralen naar klanten, leveranciers en het publiek.
Deadlines instellen
Het schrijven van een autobeleid kan tijd en energie kosten. U moet zich aan een deadline kunnen houden wanneer u begint met schrijven, zodat u er zeker van kunt zijn dat u aan het einde van de oefening een opgepoetste car policy aflevert.
OOK LEZEN - Alles wat u moet weten over uw wagenpark
Vragen die u uzelf moet stellen als u in 2023 een succesvol autobeleid wilt voeren
Voordat u begint met het schrijven van uw autopolis, is het belangrijk om te weten welke punten belangrijk zijn om rekening mee te houden als u erover nadenkt. We hebben een aantal onderwerpen opgesomd waarmee u rekening moet houden in uw overwegingen. Voor elk onderwerp hebben we een aantal vragen opgesomd die u uzelf zou kunnen stellen om uw doelstellingen beter te begrijpen.
Geschiktheid
In de meeste bedrijven valt het recht op een bedrijfswagen in twee grote categorieën uiteen:
- Zogenaamd onmisbare gebruikers: zij hebben een voertuig nodig voor hun werk (bezorgers, verkopers, enz.)
- De zogenaamde status Het voertuig is inbegrepen in hun arbeidsvoorwaardenpakket en ze gebruiken het als onderdeel van hun werk.
Vragen om uzelf te stellen :
- Wie heeft er een voertuig nodig voor zijn werk?
- Is het huidige aanbod van voertuigen concurrerend genoeg met onze concurrenten?
- Is ons arbeidsvoorwaardenpakket concurrerend?
- Zijn er voorschriften die ons verplichten om een bedrijfsauto uit te geven zodra er een bepaald aantal kilometers per jaar is gereden?
Toewijzing van voertuigen
Bovendien is het belangrijk om strikte regels op te stellen bij het toewijzen van voertuigen. Wanneer kan een bedrijf voertuigen ter beschikking stellen aan zijn werknemers?
Vragen om uzelf te stellen :
- Is een voertuig essentieel voor hun werk?
- Hoeveel jaar rijervaring hebben we nodig om een voertuig aan een werknemer aan te bieden? Gaan we akkoord met het ter beschikking stellen van voertuigen voor recente bestuurders?
- Hebben ze een handicap waardoor ze niet met een gerust hart kunnen rijden? Moeten de risico's vooraf worden beoordeeld?
- Moeten ze een handvest van goed gedrag ondertekenen met duidelijke richtlijnen?
Keuze van voertuigen
Voor de meeste wagenparken zal de keuze van voertuigen gebaseerd zijn op een aantal criteria: prijs, belastingen, veiligheid en milieu. Maar er moet ook rekening worden gehouden met het imago dat de voertuigen uitstralen. Bedrijven die een vloot elektrische bedrijfswagens inzetten, kunnen profiteren van een rendement op investering in termen van hun reputatie. Duurzaam engagement heeft een positieve invloed op het imago dat een bedrijf uitstraalt naar zijn klanten en leveranciers, maar ook naar zijn werknemers.
De De gemeenteraad van Parijs ervoor gekozen om de Franse automobielsector te steunen en haar betrokkenheid bij het milieu te tonen door honderden Renault Zoé.
Tegen 2021 hebben 21 Franse bedrijven, waaronder Schneider Electric en Capgemini, zich aangesloten bij het programma voor energietransitie van de vloot.
Vragen om uzelf te stellen :
- Zijn bepaalde voertuigtypes uitgesloten van de keuzelijst (bijvoorbeeld luxe voertuigen of diesels) en zou dat moeten?
- Zijn bepaalde automerken uitgesloten?
- Moet ons beleid verplichte opties bevatten?
- Kiezen we aanvullende diensten om in onze contracten op te nemen (ongevallenverzekering, telematica, enz.)?
- Kunnen bestuurders het voertuig voor persoonlijk gebruik gebruiken?
- Kunnen bestuurders vragen om afstand te doen van hun bedrijfswagen en hun eigen voertuig te gebruiken? Wat zijn de gevolgen voor de beloning van de werknemer en het bedrijf?
De verantwoordelijkheden van het bedrijf
Als werkgever hebben bijna al uw wettelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot bedrijfsvoertuigen te maken met veiligheid, onderhoud en verzekering. veiligheid, onderhoud en verzekering. U hebt de plicht om ervoor te zorgen dat chauffeurs niet alleen lichamelijk fit, maar ook bekwaam zijn om te rijden, dat ze niet gevraagd worden om onredelijk lang achter het stuur te zitten en dat de voertuigen die ze krijgen in goede staat verkeren en goed onderhouden zijn. Vanuit juridisch oogpunt is het belangrijk dat u een traceerbaarheid van uw audits zodat u in het geval van een rechtszaak kunt bewijzen dat u aan uw wettelijke verplichtingen hebt voldaan.
Vragen om uzelf te stellen :
- Hebt u een interne bron die de veiligheidsregels van de vloot samenbrengt?
- Worden bestuurders goed gecontroleerd om er zeker van te zijn dat ze het juiste rijbewijs hebben voor het type voertuig dat ze moeten besturen, met name voor commerciële voertuigen? Worden rijbewijzen regelmatig gecontroleerd?
- Hebben ze toegang tot training om hun rijgedrag te verbeteren? Wat gebeurt er als een bestuurder punten verliest?
- Wat gebeurt er als de licentie van een begunstigde wordt ingetrokken?
- Hoe kan ik er zeker van zijn dat er regelmatig onderhoud wordt uitgevoerd?
- Zijn bestuurders zich ook bewust van hun verantwoordelijkheden als het gaat om het regelmatig controleren van de veiligheid van hun voertuig (bijv. bandenspanning)? Hoe kan dit gecontroleerd worden?
Goed om te weten: we moeten veel aandacht besteden aan het gebruik van mobiele telefoons achter het stuur. Dit is een echt probleem voor wagenparkbeheerders, en één dat elk bedrijf moet aanpakken.
Verantwoordelijkheden van de begunstigde
Wanneer u een bedrijfsvoertuig aan een chauffeur toewijst, vertrouwt u hem de verantwoordelijkheid toe voor een object van aanzienlijke waarde, wat soms ook tot ongelukken kan leiden. Het is belangrijk dat de bestuurder begrijpt dat hij of zij verantwoordelijkheden heeft, vooral wat betreft goed rijgedrag en, in sommige gevallen, onderhoud.
Vragen om uzelf te stellen :
- Zijn bestuurders zich bewust van hun verplichtingen met betrekking tot het onderhoud van voertuigen volgens de aanbevelingen van de fabrikant?
- Zijn ze in staat om regelmatige veiligheidscontroles uit te voeren (banden, remmen, lichten, enz.)? Is er een manier om te controleren of deze taken zijn uitgevoerd?
- Beschikt de chauffeur over een adequate pechverhelping? Wordt er advies gegeven over wat te doen bij pech om het risico op een ongeluk zo klein mogelijk te maken?
- Zijn bestuurders op de hoogte van de voorwaarden van het verzekeringscontract?
Beheer van ongevallen
Het is ook belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen over de verantwoordelijkheden van de bestuurder in het geval van een ongeluk. Voor dit deel is het verstandig om advies te vragen aan uw verzekeraar.
Vragen om uzelf te stellen :
- Krijgen uw chauffeurs advies over wat ze moeten doen bij een ongeval? Hoe snel moeten ze u als hun werkgever op de hoogte brengen?
- Wat gebeurt er bij een ongeval door schuld?
- Bestaat er een proces na een ongeval?
Regels voor goed gedrag
Een ander belangrijk aspect van wagenparkbeheer is het rijgedrag van werknemers. Werknemers moeten weten hoe u zich opstelt ten opzichte van het rijden binnen de wet.
Vragen om uzelf te stellen
- Hebt u een handvest van goed gedrag waarin bestuurders eraan herinnerd worden dat ze snelheidslimieten en de verkeersregels moeten respecteren?
- Als een bestuurder een overtreding begaat, betaalt hij dan de boete? Zo ja, hoe kunt u er dan zeker van zijn dat de boete betaald is?
- Houdt een werknemer zijn/haar auto als hij/zij meerdere overtredingen heeft begaan?
- Zijn er beleidsregels met betrekking tot het gebruik van bedrijfsvoertuigen voor bijvoorbeeld slepen?
- Wat zijn de gevolgen als een bestuurder wordt beschuldigd van rijden onder invloed van alcohol of drugs?
Onderhoud van voertuigen
Door een bedrijfswagen toe te wijzen, vertrouwt u een bestuurder een object van grote waarde toe. De doorverkoopwaarde van dit voertuig zal echter ernstig worden aangetast als het niet goed wordt onderhouden. Op dezelfde manier kunt u aan het einde van een langlopend leasecontract voor exorbitante reparatiekosten komen te staan als het voertuig aan het einde van het contract niet in goede staat is. Het is dus belangrijk om bestuurders bewust te maken van hun verantwoordelijkheden op het gebied van voertuigonderhoud.
Een andere optie om te overwegen is om de overgang naar 100% elektrische auto's te versnellen. Met deze keuze kunnen wagenparkbeheerders aanzienlijk besparen dankzij minder onderhoud. Gemiddeld kan er tot 50% bespaard worden op onderhoud en reparaties gedurende de hele cyclus.
Vragen om uzelf te stellen :
- Worden bestuurders bewust gemaakt van de noodzaak om te voldoen aan de service- en onderhoudsvereisten van de fabrikant?
- Welke informatie moeten bestuurders krijgen om het voertuig in de best mogelijke staat te houden? Wat kunnen we verwachten op het gebied van reiniging?
- Moeten voertuigen periodiek worden geïnspecteerd op kleine schade of andere problemen? Wie zou dit moeten doen?
- Wat te doen bij lichte schade aan het voertuig Wat wordt op lange termijn gedekt lange termijn huur ?
Ecologie
Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en uw MVO beleid, zult u meer of minder rekening moeten houden met milieuoverwegingen bij het beheer van uw wagenpark.
Dit is een zeer belangrijk onderdeel van uw coachbeleid, vooral in het huidige regelgevingsklimaat.
De LOM-wet (Loi d'Orientation des Mobilités) verplicht bedrijven met meer dan 50 werknemers en een wagenpark van meer dan 100 voertuigen om hun wagenpark te vernieuwen, waarbij de voorkeur wordt gegeven aan motoren met een lage uitstoot. Het kader van deze wet werpt ook andere vragen op, zoals de geografische ligging van bedrijfspanden, die zich in de buurt van Beperkte Verkeerszones (ZFE) kunnen bevinden. In deze context moet het autobeleid de MVO- en groene mobiliteitsstrategie van het bedrijf weerspiegelen.
De eerste deadline voor de nieuwe regelgeving is 2022, wanneer bedrijven moeten garanderen dat 10% van hun vloot van vervuilende voertuigen wordt vervangen. Deze quota moeten geleidelijk worden verhoogd tot 50% schone voertuigen in 2030. Deze maatregel wordt ondersteund door een verbod op de verkoop van auto's en bestelwagens met een verbrandingsmotor in 2040.
Tegelijkertijd moeten particuliere en overheidsbedrijven oplaadpunten in hun parkeergarages installeren. Deze moeten tussen de 5 en 10% van de parkeerplaatsen uitmaken, afhankelijk van de grootte van het betreffende gebied en de problemen om het publiek op te vangen. Financiële steun, zoals de Advenir-bonus, is ingevoerd om deze verandering te ondersteunen.
Het andere regelgevende aspect van het LOM betreft het pakket voor duurzame mobiliteit (FMD). Sinds 2022 kunnen bedrijven de "mobiliteitsvoucher" invoeren. Dit is een nieuwe forfaitaire regeling om het brandstofverbruik van werknemers voor zakelijke reizen te dekken. Het is geïnspireerd op het "ticket-restaurant"-systeem en heeft de vorm van een vooraf betaald ticket dat ontworpen is om de terugbetaling van de vervoerskosten van werknemers te vergemakkelijken.
Maar het is ook belangrijk om op te merken dat, gezien de constante ontwikkelingen in het aanbod van voertuigen met een lage uitstoot, dit een gebied is dat vaak bijgewerkt moet worden in uw autopolis.
Om ervoor te zorgen dat bedrijfsmobiliteit een hefboom blijft voor winstgevendheid en werktevredenheid, is het essentieel om het autobeleid tot leven te brengen. Dit document moet zo flexibel mogelijk blijven.
Vragen om uzelf te stellen :
- Is ons autobeleid afgestemd op de MVO-STRATEGIE strategie?
- Moeten we een algemene CO2-limiet per voertuig instellen voor ons wagenpark (bijv. 95 g/km) en deze limiet in de toekomst jaarlijks verlagen? Moeten we verschillende limieten instellen voor verschillende soorten voertuigen?
- Moeten we andere milieumaatregelen dan CO2 overwegen? Moeten we bijvoorbeeld SUV's verbieden?
- Moeten wij als organisatie een specifieke verbintenis aangaan om de CO2-voetafdruk van ons wagenpark op termijn te verminderen? Wat moet ons doel zijn? Hoe moeten we dit meten?
- Moeten we het gebruik van voertuigen met een zeer lage CO2-uitstoot, zoals elektrische auto's of hybride auto's met groot bereik? Moeten we deze voertuigen opleggen aan werknemers, of ze opnemen in de discussies?
Uw autopolis opstellen
Zodra u uzelf de juiste vragen hebt gesteld en de antwoorden hebt verzameld, en uw voertuigkeuze hebt uitgewerkt, is de volgende stap het opstellen van uw autopolis.
Dit document vormt de hoeksteen van de werking van uw wagenpark en moet leesbaar en goed gestructureerd zijn. Het is belangrijk om op te merken dat het zo beknopt mogelijk moet zijn; een document met honderden pagina's zal simpelweg niet gelezen worden door uw werknemers.
Zodra u een eerste ontwerp hebt voltooid, kan het door verschillende mensen worden nagelezen.
De definitieve versie van het document, gevalideerd door iedereen, moet worden uitgedeeld aan alle werknemers met een bedrijfswagen, die hetzelfde document moeten hebben gelezen en goedgekeurd. Dit document moet ook worden ondertekend telkens wanneer een nieuwe medewerker zich bij uw team voegt.
Nu weet u alles over het concept van de autopolis. Als u nog vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via [email protected].
Gezien het belang van dit document, aarzel niet om uw managers om advies te vragen en/of contact op te nemen met een neutrale adviseur.
Sluit een autoverzekering af bij Beev!
Een autopolis nodig voor uw bedrijf? Beev bezorgt u gratis een gepersonaliseerde car policy voor uw bedrijf.
